Privacybeleid
Klokkenluiden - Informatie over gegevensverwerking door ADLER
Informatie over gegevensverwerking door ADLER Vertriebs GmbH & Co. Werbegeschenke KG
1. naam en contactgegevens van de verantwoordelijke voor de verwerking en de functionaris voor gegevensbescherming van de onderneming
Deze informatie over gegevensbescherming is van toepassing op gegevensverwerking door
Verantwoordelijke voor de verwerking: ADLER Vertriebs GmbH & Co. Werbegeschenke KG (hierna ook "de onderneming" genoemd), Altenkesseler Straße 17/B7, 66115 Saarbrücken, Duitsland.
E-mail: kundenservice@adlerglobal.com
Telefoon: +49 681 99 25 450
Fax: +49 681 99 25 250
U kunt contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de GmbH op het bovenstaande adres, met de toevoeging "ter attentie van de functionaris voor gegevensbescherming" of via datenschutz@adlerglobal.com.
2. Doel van de gegevensverwerking en categorieën van persoonlijke gegevens die door ons worden verwerkt
Om te voldoen aan de wettelijke vereisten (in het bijzonder de EU-richtlijn inzake klokkenluiden) en om de integriteit en het reactievermogen binnen het bedrijf te versterken, is er een klokkenluidersysteem opgezet waarmee klokkenluiders anoniem grieven en wangedrag binnen het bedrijf kunnen melden.
Klokkenluiders kunnen ons browsergebaseerde klokkenluidersysteem volledig anoniem gebruiken, d.w.z. het is niet verplicht om je identiteit bekend te maken of andere persoonlijke gegevens te verstrekken bij het indienen van een melding. Het is ook niet nodig om je te registreren in het klokkenluidersysteem om een rapport in te dienen. Als de klokkenluider via het klokkenluidersysteem een melding indient met betrekking tot een specifieke persoon in uw bedrijf, registreren we de informatie die u verstrekt over de feiten van de zaak en de gegevens van de persoon op wie de melding betrekking heeft. We verwerken alleen de gegevens die de klokkenluider handmatig invoert in ons klokkenluidersysteem of communiceert via de telefonische hotline. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn (niet-limitatieve lijst), namen, contactgegevens en de werkgever van de klokkenluider evenals andere betrokken en/of beschuldigde personen.
Als de klokkenluider de telefonische klokkenluidershotline gebruikt om de informatie door te geven, wijzen we er hierbij uitdrukkelijk op dat berichten die op het antwoordapparaat worden achtergelaten, worden opgeslagen als geluidsopnamen. Als we het gesprek persoonlijk aannemen, zullen we de informatie die schriftelijk (en elektronisch) is verstrekt via het meldingssysteem voor klokkenluiders registreren voor verwerkingsdoeleinden.
3. Rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens
Het verstrekken van persoonlijke gegevens over u is vrijwillig, daarom is de verwerking van de gegevens van de klokkenluider gebaseerd op uitdrukkelijke toestemming. De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw gegevens is dan Art. 6 para. 1 zin 1 lit. a) GDPR.
Daarnaast zijn wij, na ontvangst van de melding, wettelijk verplicht om de melding te controleren, waardoor het noodzakelijk is om de in de melding gespecificeerde gegevens te verwerken (van de klokkenluider en de getroffen en/of beschuldigde personen). De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw gegevens is dan Art. 6 para. 1 zin 1 lit. c) GDPR.
4. Bewaartermijn van de persoonsgegevens
We bewaren de persoonsgegevens en andere informatie uit uw melding totdat de beschreven gebeurtenissen of grieven zijn opgehelderd en opgelost, d.w.z. het doel van de gegevensverwerking is niet langer van toepassing, Art. 5 para. 1 lit. e) GDPR. Daarnaast kunnen er wettelijke bewaarplichten gelden die ons verplichten gegevens langer te bewaren (bijv. HGB, AO etc.).
5. bekendmaking van gegevens aan derden
Voor zover dit nodig is om de feiten vast te stellen en de gemelde klacht in het betreffende bedrijf op te helderen, zal de benodigde informatie worden doorgestuurd naar superieuren of de relevante afdeling van het bedrijf. De verwerking en doorzending vindt ook volledig anoniem plaats en zonder het verstrekken van persoonlijke gegevens van de klokkenluider, tenzij de klokkenluider hier uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven, Art. 6 para. 1 zin 1 a) GDPR.
Als het betrokken bedrijf (intern of extern) een klokkenluidersfunctionaris heeft aangesteld of opdracht daartoe heeft gegeven, zal deze ook toegang hebben tot uw melding. Als het bedrijf intern een klokkenluiderscoördinator heeft aangesteld, zal deze coördinator alleen de informatie ontvangen die nodig is om de feiten vast te stellen en de gemelde klacht te verduidelijken.
Als de klokkenluidersmelding een strafbaar feit betreft, kan de informatie ook worden doorgestuurd naar de bevoegde autoriteit. Dit doorzenden vindt ook plaats met behoud van de anonimiteit van de klokkenluider, tenzij u uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven voor de bekendmaking van uw identiteit, Art. 6 para. 1 zin 1 a) GDPR of we wettelijk verplicht zijn tot bekendmaking (wettelijke basis) of bekendmaking is bevolen door de autoriteiten (wettelijke basis).
Ons klokkenluidersysteem wordt gehost door Vispato GmbH, Hansaallee 299, 40549 Düsseldorf bij Datev eG in Neurenberg. We hebben daarom een orderverwerkingscontract afgesloten met Vispato GmbH in de zin van art. 28 GDPR. Vispato GmbH heeft geen toegang tot de gegevens in het klokkenluidersysteem.
6. rechten van betrokkenen
U hebt het recht:
- in overeenstemming met Art. 7 para. 3 GDPR, om uw eenmaal aan ons gegeven toestemming te allen tijde in te trekken. Als gevolg daarvan mogen we de gegevensverwerking op basis van deze toestemming in de toekomst niet langer voortzetten;
- om informatie op te vragen over uw persoonlijke gegevens die door ons worden verwerkt in overeenstemming met Art. 15 GDPR. U kunt met name informatie opvragen over de doeleinden van de verwerking, de categorieën persoonsgegevens, de categorieën ontvangers aan wie uw gegevens zijn of zullen worden verstrekt, de geplande opslagperiode, het bestaan van een recht op rectificatie, wissing, beperking van de verwerking of bezwaar, het bestaan van een recht om een klacht in te dienen, de herkomst van uw gegevens als deze niet door ons zijn verzameld.
- in overeenstemming met Art. 16 GDPR, onmiddellijk te verzoeken om correctie van onjuiste of aanvulling van uw persoonlijke gegevens die door ons zijn opgeslagen
- in overeenstemming met Art. 17 GDPR, het wissen van uw door ons opgeslagen persoonsgegevens te eisen, tenzij de verwerking noodzakelijk is voor de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie, voor de nakoming van een wettelijke verplichting, om redenen van algemeen belang of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen
- in overeenstemming met Art. 18 GDPR, om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verzoeken indien de juistheid van de gegevens door u wordt betwist, de verwerking onrechtmatig is, maar u weigert deze te verwijderen en wij de gegevens niet langer nodig hebben, maar u deze wel nodig heeft voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen of u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking in overeenstemming met Art. 21 GDPR;
- in overeenstemming met Art. 20 GDPR, om uw persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat of om te verzoeken dat deze worden doorgegeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke; en
- om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit in overeenstemming met Art. 77 GDPR. De toezichthoudende autoriteit die voor ons verantwoordelijk is, is: Rijkscommissaris voor gegevensbescherming en vrijheid van informatie, Fritz-Dobisch-Str. 12, 66111 Saarbrücken.
Informatie over gegevensverwerking door ADLER Vertriebs GmbH & Co. Werbegeschenke KG
1. naam en contactgegevens van de verantwoordelijke voor de verwerking en de functionaris voor gegevensbescherming van de onderneming
Deze informatie over gegevensbescherming is van toepassing op gegevensverwerking door
Verantwoordelijke voor de verwerking: ADLER Vertriebs GmbH & Co. Werbegeschenke KG (hierna ook "de onderneming" genoemd), Altenkesseler Straße 17/B7, 66115 Saarbrücken, Duitsland.
E-mail: kundenservice@adlerglobal.com
Telefoon: +49 681 99 25 450
Fax: +49 681 99 25 250
U kunt contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de GmbH op het bovenstaande adres, met de toevoeging "ter attentie van de functionaris voor gegevensbescherming" of via datenschutz@adlerglobal.com.
2. Doel van de gegevensverwerking en categorieën van persoonlijke gegevens die door ons worden verwerkt
Om te voldoen aan de wettelijke vereisten (in het bijzonder de EU-richtlijn inzake klokkenluiden) en om de integriteit en het reactievermogen binnen het bedrijf te versterken, is er een klokkenluidersysteem opgezet waarmee klokkenluiders anoniem grieven en wangedrag binnen het bedrijf kunnen melden.
Klokkenluiders kunnen ons browsergebaseerde klokkenluidersysteem volledig anoniem gebruiken, d.w.z. het is niet verplicht om je identiteit bekend te maken of andere persoonlijke gegevens te verstrekken bij het indienen van een melding. Het is ook niet nodig om je te registreren in het klokkenluidersysteem om een rapport in te dienen. Als de klokkenluider via het klokkenluidersysteem een melding indient met betrekking tot een specifieke persoon in uw bedrijf, registreren we de informatie die u verstrekt over de feiten van de zaak en de gegevens van de persoon op wie de melding betrekking heeft. We verwerken alleen de gegevens die de klokkenluider handmatig invoert in ons klokkenluidersysteem of communiceert via de telefonische hotline. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn (niet-limitatieve lijst), namen, contactgegevens en de werkgever van de klokkenluider evenals andere betrokken en/of beschuldigde personen.
Als de klokkenluider de telefonische klokkenluidershotline gebruikt om de informatie door te geven, wijzen we er hierbij uitdrukkelijk op dat berichten die op het antwoordapparaat worden achtergelaten, worden opgeslagen als geluidsopnamen. Als we het gesprek persoonlijk aannemen, zullen we de informatie die schriftelijk (en elektronisch) is verstrekt via het meldingssysteem voor klokkenluiders registreren voor verwerkingsdoeleinden.
3. Rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens
Het verstrekken van persoonlijke gegevens over u is vrijwillig, daarom is de verwerking van de gegevens van de klokkenluider gebaseerd op uitdrukkelijke toestemming. De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw gegevens is dan Art. 6 para. 1 zin 1 lit. a) GDPR.
Daarnaast zijn wij, na ontvangst van de melding, wettelijk verplicht om de melding te controleren, waardoor het noodzakelijk is om de in de melding gespecificeerde gegevens te verwerken (van de klokkenluider en de getroffen en/of beschuldigde personen). De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw gegevens is dan Art. 6 para. 1 zin 1 lit. c) GDPR.
4. Bewaartermijn van de persoonsgegevens
We bewaren de persoonsgegevens en andere informatie uit uw melding totdat de beschreven gebeurtenissen of grieven zijn opgehelderd en opgelost, d.w.z. het doel van de gegevensverwerking is niet langer van toepassing, Art. 5 para. 1 lit. e) GDPR. Daarnaast kunnen er wettelijke bewaarplichten gelden die ons verplichten gegevens langer te bewaren (bijv. HGB, AO etc.).
5. bekendmaking van gegevens aan derden
Voor zover dit nodig is om de feiten vast te stellen en de gemelde klacht in het betreffende bedrijf op te helderen, zal de benodigde informatie worden doorgestuurd naar superieuren of de relevante afdeling van het bedrijf. De verwerking en doorzending vindt ook volledig anoniem plaats en zonder het verstrekken van persoonlijke gegevens van de klokkenluider, tenzij de klokkenluider hier uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven, Art. 6 para. 1 zin 1 a) GDPR.
Als het betrokken bedrijf (intern of extern) een klokkenluidersfunctionaris heeft aangesteld of opdracht daartoe heeft gegeven, zal deze ook toegang hebben tot uw melding. Als het bedrijf intern een klokkenluiderscoördinator heeft aangesteld, zal deze coördinator alleen de informatie ontvangen die nodig is om de feiten vast te stellen en de gemelde klacht te verduidelijken.
Als de klokkenluidersmelding een strafbaar feit betreft, kan de informatie ook worden doorgestuurd naar de bevoegde autoriteit. Dit doorzenden vindt ook plaats met behoud van de anonimiteit van de klokkenluider, tenzij u uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven voor de bekendmaking van uw identiteit, Art. 6 para. 1 zin 1 a) GDPR of we wettelijk verplicht zijn tot bekendmaking (wettelijke basis) of bekendmaking is bevolen door de autoriteiten (wettelijke basis).
Ons klokkenluidersysteem wordt gehost door Vispato GmbH, Hansaallee 299, 40549 Düsseldorf bij Datev eG in Neurenberg. We hebben daarom een orderverwerkingscontract afgesloten met Vispato GmbH in de zin van art. 28 GDPR. Vispato GmbH heeft geen toegang tot de gegevens in het klokkenluidersysteem.
6. rechten van betrokkenen
U hebt het recht:
- in overeenstemming met Art. 7 para. 3 GDPR, om uw eenmaal aan ons gegeven toestemming te allen tijde in te trekken. Als gevolg daarvan mogen we de gegevensverwerking op basis van deze toestemming in de toekomst niet langer voortzetten;
- om informatie op te vragen over uw persoonlijke gegevens die door ons worden verwerkt in overeenstemming met Art. 15 GDPR. U kunt met name informatie opvragen over de doeleinden van de verwerking, de categorieën persoonsgegevens, de categorieën ontvangers aan wie uw gegevens zijn of zullen worden verstrekt, de geplande opslagperiode, het bestaan van een recht op rectificatie, wissing, beperking van de verwerking of bezwaar, het bestaan van een recht om een klacht in te dienen, de herkomst van uw gegevens als deze niet door ons zijn verzameld.
- in overeenstemming met Art. 16 GDPR, onmiddellijk te verzoeken om correctie van onjuiste of aanvulling van uw persoonlijke gegevens die door ons zijn opgeslagen
- in overeenstemming met Art. 17 GDPR, het wissen van uw door ons opgeslagen persoonsgegevens te eisen, tenzij de verwerking noodzakelijk is voor de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie, voor de nakoming van een wettelijke verplichting, om redenen van algemeen belang of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen
- in overeenstemming met Art. 18 GDPR, om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verzoeken indien de juistheid van de gegevens door u wordt betwist, de verwerking onrechtmatig is, maar u weigert deze te verwijderen en wij de gegevens niet langer nodig hebben, maar u deze wel nodig heeft voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen of u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking in overeenstemming met Art. 21 GDPR;
- in overeenstemming met Art. 20 GDPR, om uw persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat of om te verzoeken dat deze worden doorgegeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke; en
- om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit in overeenstemming met Art. 77 GDPR. De toezichthoudende autoriteit die voor ons verantwoordelijk is, is: Rijkscommissaris voor gegevensbescherming en vrijheid van informatie, Fritz-Dobisch-Str. 12, 66111 Saarbrücken.